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Think Outside The Box
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도매업 바코드 시스템 도입

도매업 바코드 시스템 도입 Think Outside The Box : IT전문 컨설턴트


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도매업 재고/회원관리시스템?
[질문]

도매일을 시작하려고하는데 물량 뿐만 아니라 종류도 워낙 다행해서


체계적인 시스템이 필요할거 같아서


제품마다 바코드를 부쳐 재고파악 및 수량 파악을 할수 잇으면


회원 이름 기본 정보를 입력을 해서 회원관리및 그회원들을 구입내역 프린트할수있고


계산서 발행까지 하는 프로그램을 도입하고 싶은데 어떻게 준비해야하는지 궁금합니다.


종합적인 관리체계프로그램이 있을까요?



[답변]

안녕하세요. IT전문 컨설턴트 입니다.

시스템의 포인트를 어디로 놓고 생각하느냐에 따라서 다양한 시스템 전략이 가능한 부분입니다.
특히 판매,재고관리의 경우 시스템의 변수가 많고, 범위가 다양한 편이라 몇십만원에서부터 수십억원까지도 제작비용의 산정이 가능합니다. 정확한 진단을 위해서는 전문적인 IT컨설턴트의 컨설팅을 진행해 보실것을 추천드립니다.
제작은 가능합니다. 하지만, 효율성과 예산의 범위에서 합리적인 답일까 하는 부분은 고민을 해보셔야 할듯합니다.

일단 궁금해 하시는 부분에 대해서 답변을 드리겠습니다.



1. 바코드를 이용한 재고 관리
무료로 사용가능한 프로그램이 있다면 좋겠지만, 재고관리 시스템을 구축하거나 개발하는 개발자도 수익이 있어야 하니 찾기는 쉽지 않을듯 합니다. 또한 시스템이 아무리 좋더라도 실제 업무에서 적용되지 못한다면 의미가 없습니다.

가장 간단하게 제작할수 있는 방법은 입고/출고/재고의 메뉴를 분리시켜서 바코드로 처리하는 방법입니다.

예를들어 입고 입력창에서 바코드입력을 받을수 있도록 준비하고, 바코드입력(숫자+Enter)시에 데이터상의 바코드와 일치하는 제품을 + 시키며, 하단에 현 재고량을 표시하는 방법입니다.

출고또한 마찬가지 방식으로 진행하되, 데이터 일치하는 제품을 - 시키며, 하단에 현 재고량을 표시하면 됩니다. 마지막으로  재고메뉴의 경우 전체 제품을 나열하되, 입력창에서 특정 키워드 및 바코드로 검색을 할수 있도록 구성하면 됩니다.

개발이 어렵지는 않지만, 위에서 말씀드린 기능만이 사용될수는 없기때문에 실제로 사용가능한 시스템을 구성하기 위해서는 더 다양한 기능에 대한 접근이 필요합니다.

예를들어 제품이 수백개 입고가 될때, 매번 바코드로 수백번을 입력할수가 없기 때문에 바코드 입력이후 제품의 수량이 2개 이상이면 숫자를 추가로 입력 받을수 있도록 하고, 바로 다음 바코드가 입력이 되면 자동으로 1개 제품이 입고처리 되는 방식이 필요합니다. 또한 바코드 운영시에 오류 및 재고관리시의 오류를 막기 위해서 제품의 바코드가 정상적으로 입력되지 않거나 입고와 출고의 기록을 자동으로 남기는 기능이 필요할것입니다.

아무나 시스템에 들어와서 입고, 출고를 처리하거나 실수로 바코드를 연속해서 읽을 경우 이를 정정하기 위한 요소 또한 필요합니다. 이런식으로 기능들을 하나하나씩 보완하고, 수십년동안.. 수백,수천명의 사용자들이 필요로하거나 위험한 요소들을 제거하다 보면 현재 시중에서 나와있는 바코드를 활용한 재고관리 시스템의 상품에 근접한 시스템이 만들어 집니다.


2.회원관리

회원 관리의 측면에서 가장 단순한 구매이력관리에서 부터 복잡한 CRM에 이르기 까지 다양한 전략이 가능합니다. 특히 회원과의 관계를 높여야 하는 특성을 가진 업종이라면 CRM에 가까운 시스템 도입은 필수적입니다.

단순히 거래처 회원에 대한 정보와 구매이력에 대한 히스토리만 기록하는 것이 아니라, 발주 주기를 체크한다거나 거래처별로 공급가를 다르게 설정하는 등 후자로 갈수록 복잡한 시스템을 가져가야만 합니다.

신속한 업무를 위해서는 고객의 구매내역 처리를 효과적으로 처리하는 것이 중요합니다. 도소매 고객별로 구매내역을 일괄 출력하고, 판매내역이 재고와 연동될 수 있도록 시스템을 구축하시면 됩니다.

맞춤제작으로 재고관리 시스템을 구축하신다면 바코드를 통해 단순히 재고파악만 하는 것이 아닌, 매출과 미수금에 대한 보고화된 파일을 열람하는 등의 기능으로 확장할 수 있습니다.

관리자가 시스템을 통해 판매(영업)의 진행사항에 대한 모니터링을 하거나 목표실적에 대한 비교 또한 구축가능합니다. 오더관리/영업관리의 경우 외부에서 시스템에 접근을 해서 내역을 확인하여 결제/오더/영업관리 측면의 시스템 요소로 활용하실 수도 있습니다.



현 질문글 이외에 점검해 봐야 하는 중요한 요인입니다.

1. 업종 및 상품군의 특성

: 업종 및 상품군의 특성에 따라서 다양한 전략이 가능합니다. 취급하는 주요품목의 특징과 유통과정상의 위험요인에 대한 진단또한 필수적이라 생각이 됩니다. 의류매장의 시스템을 대형마트에서 쓸수없듯이 적재적소에 시스템을 사용해야만 합니다.

2. MRP, BOM 도입범위

: 이 두가지의 시스템 요소 범위에 따라서 견적금액은 수십배 까지도 차이날수 있습니다. 가능하면 넓은 범위가 아닌 필요에 의한 확장이 가능하도록 구성해 보실것을 추천드립니다.

3. 입고상품의 시세변동 유무

: 판매되는 제품의 특성에 따라서 입고시에 시세에 영향을 받는 제품이 있습니다. 이 요소를 반영하여 입고시에도 가변시세가 가능하도로 구성한다면 훨씬 복잡한 시스템이 예상됩니다.

4. 여신거래 사용유무

: 장기적으로 거래하는 업체의 경우 여신거래를 사용하는지에 따라 시스템의 범위가 달라질 수 있습니다.

5. 타 시스템과의 연계성

: 회사 마다 필요로한 시스템은 다릅니다. 이런 여러 시스템과의 연계성을 높힌다면 업무의 효율성을 극대화할수 있습니다. 하지만, 어떤 시스템과 연동 혹은 컨버팅을 진행하느냐에 따라서 개발난이도 및 위험요인이 변한다고 가정해 보았을때, 여기에 대한 분석은 필수적입니다.



시스템은 처음 나왔을때 부터 복잡하지 않습니다. 사용자들의 경험과 그들의 필요성이 반영되면서 시간이 지나면서 복잡해 지게 됩니다. 수십억으로도 못만들수도 있지만 수십만원에도 만들수 있는것이 시스템입니다. 단지, 시스템의 가격이 비싸면 비쌀수록 포함된 기능 및 기술들이 더 구성되기 때문에 현재 가장 필요로한 기능을 중심으로한 시스템 구축 또한 필요합니다.

예를 들어서 생각해 보겠습니다.

시골에 있는 작은 도서관이 있다고 가정해 보았을 때, 이 도서관에서는 도서(재고)를 어떤식으로 관리하는 것이 정답일까요? 정답은 없을 것입니다. 책이 몇 권 없다면 종이에다 몇줄 선을 그은 다음에 리스트를 구성하는 것도 좋은 방법이 될수 있습니다. 여기에 도서를 대출하거나 반납하는 사람을 알아야만 도서분실에 대한 위험이 줄어든다 판단을 하게 되면, 도서별로 대출과 반납을 관리하는 카드를 사용할 것입니다. 마을 주민들의 참여가 활발하게되고, 도서의 양이 증가하게 되면, 더 좋은 방법의 기능이 필요하게 됩니다.

간단하게 라도 엑셀과 같은 스프레트시트 형식으로 도서의 리스트관리 및 대출/반납에 대한 처리를 하는것이 좋겠죠.. 만약 도서 대출과 반납을 하는 사람들이 많아지게 되어서 여러명의 사서가 관리를 하는 구조가 된다면 엑셀로는 어렵게 되며, 그 때는 엑세스 등의 DB를 활용하에 구축하게 됩니다.

이렇게 조금씩 보완하다가 책의 숫자가 많아지면 많아질수록 전문적인 DBMS를 활용하여 속도를 개선하거나 사용자의 편의기능을 보완한다는 등의 작업이 진행될 것입니다.

이렇게 기능을 확장하다보면 국립중앙도서관에서 활용할 정도의 규모 시스템이 구성되게 됩니다.

문제는 나한테 맞고, 필요한 시스템이 무엇일까 하는 점입니다.

시스템의 포인트를 어디로 놓고 생각하느냐에 따라서 다양한 시스템 전략이 가능한 부분입니다.

특히 판매,재고관리의 경우 시스템의 변수가 많고, 범위가 다양한 편이라 몇십만원에서부터 수십억원까지도 제작비용의 산정이 가능합니다. 정확한 진단을 위해서는 전문적인 IT컨설턴트의 컨설팅을 진행해 보실 것을 추천드립니다.





[IT 컨설턴트 생각]

다른 방향으로 생각해 보겠습니다.
사람은 누구나 실수를 합니다. 반복적인 작업을 하기도 하고, 위험한 일을 모르고 넘어가는 일도 많습니다.
이때 시스템의 도움이 있다면, 해결될수 있는 방법은 많습니다.
1명의 인건비가 월200만원이라고 가정해 보았을때, 그 인력의 생산성이 시스템의 도움으로 인해서 급증하거나 위험요소가 줄어들거나 더 효율적인 작업이 전개될수 있다면, 그 가치는 충분히 회수될수 있습니다.

어설프게 무료시스템을 도입했는데. 재고관리를 공부하고, 활용하는데 어려우며, 시간또한 많이 소요되는 방식으로 수개월만 운영한다고 했을때, 차라리 비용을 어느정도 들이더라도 쉽고 편리하게 운영할수 있는 시스템이라면 그 가치는 충분할것입니다. 시간이 지나면 지날수록 시스템의 가치는 더하겠지만, 이를 인력으로 때우기 위해서는 더 많은 위험요인이 예상됩니다. 인건비 이외에도 인력이 사용하는 재경비 등을 고려해 보았을때, 수천만원이 들더라도 1명의 인력이 절감되거나 시스템으로 인한 관리효율 증가효과가 배가된다면 시스템의 구축이 훨씬 긍정적입니다. IT전문 컨설턴트의 도움을 통해서 효율적인 시스템을 구축해보십시오.


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